Você está fazendo isso errado! Tenha processos definidos em sua empresa e evite desorganização
Para evitar a desorganização em sua empresa, defina e padronize corretamente seus processos. Veja como
Uma empresa que não tem processos bem definidos corre o risco de ter uma empresa altamente desorganizada e incapaz de ser eficiente no exerce como organização.
Muitas empresas descobriram que a padronização de processos é a resposta para garantir a confiabilidade de suas operações e ter processos claros e bem definidos.
A padronização dos trabalhos é cada vez mais crucial para alcançar a excelência operacional, e é por isso que a criação de um quadro único do processo é tão essencial.
Vamos tratar melhor sobre o assunto ao longo do texto, confira!
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Principais erros nos processos de uma empresa
As empresas sem uma cultura de processo consolidada estão geralmente em um nível muito baixo de maturidade organizacional.
Existe uma cultura de processo quando o trabalho realizado em uma organização é baseado em procedimentos claros e estabelecidos. Isso facilita o desenvolvimento de papéis especializados com os conhecimentos e habilidades necessários para executá-los.
Existem falhas que dificultam a consolidação de processo efetivos. Algumas delas são:
Não conhecer o processos da empresa
É uma preocupação comum para gerentes e diretores, mas esses líderes muitas vezes não têm uma compreensão exata dos procedimentos que devem produzir resultados.
Além disso, se um único funcionário mantém o controle do processo em sua mente e é demitido sem passar esse conhecimento para frente ou deixar registrado, a empresa perderá dados muito importantes.
Isto pode ter um efeito na satisfação do cliente e nos resultados da empresa por falta de organização e entendimento claro dos processos por parte dos gestores e equipe responsável pelo determinado setor na empresa.
Processos com variações
Sem a definição e a padronização de processos, as pessoas executam tarefas de diferentes maneiras. Isto é muito perigoso para as organizações, pois não existem métodos consolidados e recomendados para a execução de tal processo.
O processo, logo, provavelmente será inconsistente se mais de uma pessoa estiver envolvida e executar as tarefas de formas divergentes, levando assim a erros.
Delegação de atividades sem devidos responsáveis
Há processos que ninguém toma por conta própria, certo? Entretanto, quando os processos são padronizados, os proprietários e participantes podem ser designados antes de iniciar o prazo de execução.
Através deste método, as responsabilidades de cada funcionário são mais transparentes. Além disso, a padronização de processos proporciona uma visão clara do que deve ser cobrado e do que não deve ser cobrado a cada integrante da equipe.
Como solucionar essas questões através da padronização de processos?
Padronizar um processo é organizar, formalizar procedimentos e estabelecer um padrão a ser seguido por todos os funcionários, criando um modelo, um método ou uma abordagem para realizar algo.
Muitas pessoas, cada uma desempenhando um trabalho específico no processo de sua organização, devem entender o que devem fazer. Devem também compreender as consequências de seu trabalho no processo, assegurando que compreendam as obrigações de cada participante.
O procedimento é melhor documentado e estruturado em um formato que pode ser acessado a qualquer momento por parte dos responsáveis de cada tarefa que envolva o processo.
Isto permite que as empresas produzam produtos e serviços de alta qualidade a um custo e tempo menores.
Como executar corretamente a padronização de processos?
Aqui estão algumas dicas para padronizar os processos em sua empresa de forma rápida e eficaz.
- Defina o objetivo que sua empresa deseja alcançar;
- Faça o mapeamento de todos os processos necessários para alcançar esse objetivo;
- Faça o mapeamento das a atividades de cada colaboradores durante o processo;
- Documente os processos de forma simples;
- Capacite seus colaboradores na execução das atividades dentro de cada processo;
- Revise os processos e documentação para identificar melhorias e ajustes necessários.
Para ficar ainda mais por dentro do tema, veja o vídeo citado abaixo:
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